目前许多SCI期刊使用的投稿系统要求作者填写他们的单位（institution）和科室（department），并且为单位名称提供自动填充功能。

对于在国内的非顶级医院和应用型高校工作和学习的研究者，他们在投稿系统中填写作者的单位时可能会发现，下拉列表中没有正确的选项。

尽管系统允许手动输入单位名称，但在被不同出版商的期刊广泛使用的Editorial Manager投稿系统（下文简称EM系统）中，系统不允许对作者单位这个文本框使用粘贴功能。也就是说，如果投稿的人无法通过输入关键字在下拉列表中找出正确的选项，就需要手动、逐个字母输入所有单词，相当不便（图1）。

图1. EM系统：如果在下拉列表中找不到你的单位，Enter the FULL name

投稿系统“不认识”单位的名字，除了让作者在投稿时不便，还会导致不同的人使用不同版本（以及包含错别字的）的单位名称，为统计科研成果带来不便。如果可以在所有期刊投稿系统的“机构数据库”都加入我们单位的信息，问题就可以被很好地解决。而为单位申请ROR ID和Ringgold ID，可以近似实现这个效果。

图2. ScholarOne、EM系统、EJPress和Taylor & Francis Submission Portal四种投稿系统的作者单位下拉列表

在投稿系统中填写作者单位，输入关键字后，我们会看到图2那样的文本供作者选择。在一些投稿系统，这些文本其实是通过API（应用程序接口）查询ROR ID或者Ringgold ID返回的结果。可以看到作者不需要知道自己的单位的ID是什么，只需要知道应该用什么关键字搜索单位名称即可。

不同的投稿系统供作者查询的“机构数据库”不一定相同，例如ScholarOne使用Ringgold ID查询机构名称（图3），但SNAPP（Springer Nature文章处理平台）则似乎未使用ROR ID或Ringgold ID。考虑目前几种使用ROR ID或Ringgold ID的投稿系统被广泛使用，可以说同时注册ROR ID和Ringgold ID就能覆盖大部分期刊。

图3. ScholarOne的提示表明其使用Ringgold ID查询机构名称

如果想了解ROR ID和Ringgold ID，可以阅读本文结尾的“补充阅读”，这里先介绍如何为单位申请ROR ID和Ringgold ID。科研管理部门应该为单位申请ROR ID和Ringgold ID，研究者也可以帮单位申请。需要强调的是，申请之前应该通过在ROR ID（https://ror.org/search）和Ringgold ID（https://ido.ringgold.com/search ）的查询网站确定单位目前没有ID，避免重复注册；这两种ID适用于机构而不是科室，不要为科室申请ID。